POP3 funktioniert folgendermaßen: Der E-Mail-Client (Outlook, Thunderbird etc.) verbindet sich mit dem E-Mail-Server, lädt die E-Mails auf den Computer oder das Telefon herunter und löscht sie anschließend vom Server.
Es gibt Einstellungen, mit denen E-Mails nach dem Herunterladen auf dem Server verbleiben können. Dieses Protokoll ist jedoch ungeeignet, wenn ein Nutzer dieselbe E-Mail-Adresse auf mehreren Geräten prüfen möchte. POP3 zeigt gesendete E-Mails von einem Gerät nicht an, wenn man die gleiche Adresse auf einem anderen Gerät prüft. Zudem werden lokal gelöschte E-Mails nicht vom Server gelöscht (sofern die Option aktiviert ist, E-Mails auf dem Server zu behalten).
IMAP ist ein alternatives Protokoll, das den heutigen Anforderungen besser gerecht wird. Der lokale E-Mail-Client synchronisiert ständig Daten mit dem Server. Bei Verwendung von IMAP werden E-Mails zwar lokal heruntergeladen, verbleiben aber auch auf dem Server. Die Synchronisation erfolgt kontinuierlich, egal auf wie vielen Geräten das Konto eingerichtet ist, inklusive der gesendeten E-Mails (Ordner „Gesendet“).
Dieses Protokoll eignet sich besser für die heutige Nutzung, bei der eine E-Mail-Adresse auf mehreren Geräten verwendet wird. Der Nutzer sieht immer alle E-Mails, auch die gesendeten. Alle Aktionen auf dem lokalen Client (Lesen, Senden, Löschen) werden direkt auf dem Server ausgeführt, sodass auf allen Geräten dieselben Daten sichtbar sind.
POP3 wird noch von einigen Nutzern verwendet, die ihre Mailbox nur auf einem Gerät abrufen und begrenzten Server-Speicher haben. Wir empfehlen jedoch nicht die Nutzung von POP3, da z.B. bei einem Ausfall des Geräts, auf dem das Konto eingerichtet ist, alle E-Mails verloren sind (POP3-Download erlaubt keine Sicherung der E-Mail-Konten).
Wichtig! Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse auf mehreren Geräten nutzen möchten, verwenden Sie auf allen Geräten ausschließlich IMAP.